kintoneとExcelのいい関係

かりんこラボの坂本です。

Excel連携記事「kintoneExcelを連携するためのVBAクラスを作りました!」を読んで頂くことが多く、まだまだkintoneに加えて、Excelを使うニーズは根強いなと感じています。

さて、今回はkintoneとExcelのいい関係とはなんだろうということを考えてみました。

kintone-Excel連携のVBAクラスに更新ロジックがないワケ

今回、このテーマで書こうと思ったきっかけの言葉です。

今までExcelで行っていた業務をkintoneに移行した。
でもやっぱり使い慣れたExcelでもデータが見たいということで、Excelからkintoneのデータを取得できるようにした。
そうすると、今度はExcelからkintoneの更新をしたくなる。

「kintoneからExcelにデータを落として、Excelを直したらそのままkintoneを更新できないかな?」

確かにプログラムを書けば、Excelからkintoneのデータを更新することはできます。

ですが「kintoneExcelを連携するためのVBAクラスを作りました!」で紹介しているVBAではあえて更新ロジックを書きませんでした。
理由はただ1つ。

Excelからkintoneのデータ取得と更新、削除が全部できるようになったら、あえてkintoneである必要がないよね?

と思うからです。

データを一箇所に集めているからkintoneを使っている意味があるじゃないか、という声が聞こえてきそうですが、もしデータを一箇所に集めるということだけならば、kintone以外にもっと使いやすく、Excelからも使いやすいデータベースがあります。

kintoneにはデータをためるという機能だけではなく、グループウェア、コミュニケーションツールという機能があります。
私は、kintoneを使う大きな意味、魅力はその機能ではないかと思っています。

Excelからkintoneのデータ参照だけでなく更新までできるようになると、そのうちkintoneの画面にログインすることをしなくなり、その大事な機能を活かせなくなるのでは、と思うのです。

ただのデータベースではないkintoneならではの部分を邪魔しないために、更新ロジックは入れませんでした。

kintoneのデータをExcelから抽出できることの良い点

ではなぜ「kintoneとExcelを連携するためのVBAクラス」を作ったかというと、データ活用・分析という面で、Excelが有効に使えるシーンがあるからです。

脱Excelでkintoneという流れは素敵なことですが、何が何でもExcelをやめてしまう必要もないと思っています。

例えば、自分の担当分だけ絞ってウォッチしたい、大きなメッシュで把握したあとに必要な部分だけドリルダウンして詳細を見ていきたいなど、人や部署によって様々なデータの使い方をされることがあります。

これをすべてをkintoneの一覧画面で対応しようとすると、利用者が増えるほど大変になります。

そういうときに、Excelはとても便利です。データをダウンロードしたあと、各自フィルターで絞ったり、ピボットやグラフを作成することで、kintone本体や他のユーザーには影響をあたえず、自由な使い方ができます。

このような使い方に合わせ、VBAクラスをベースに便利なExcelツールを作ってもらうことを想定しています。

【Excelツールの例】

  • 複数アプリのデータを取ってきて結合して使う
  • 別システムのデータと結合して使う
  • kintoneを使ってない方への配布用
  • 帳票出力用
  • kintone標準機能ではできない少し複雑な定形レポート

これ以外にも色々と例はありますが、それはまた別の記事にしたいと思います。

kintoneをExcelっぽく使う手段

そうはいっても、既存のExcel管理からのスムーズなシステム移行を考えると、長年染み込んだExcelの操作性は切り離せないというときのために、kintoneをExcelっぽく使うことを考えます。

下記の2つは、kintoneを使いながら、Excelの操作性で利用できるものになります。

【Wijmo】
JavaScriptでのカスタマイズになります。
表形式での操作以外にもグラフやダッシュボードなど多彩なことが行えます。
Wijmo

【krewSheet】
こちらはプラグインなので、JavaScriptが書けなくても簡単に使えるものです。
kintoneを使っていることを忘れるくらいExcelの感覚に近い操作が可能になります。
krewSheet

まとめ

利用シーンによっては、この部分だけはExcelから更新できたほうがいい!という場合もあるかもしれませんが、特殊事情は除いて考えました。

特にまだkintoneが浸透していない状況で、「Excelからkintoneデータを更新したい」というユーザー要望がでたので、そのままカスタマイズする、というのはちょっと待って!と思います。

kintoneの良さであるグループウェアとしての機能を活かすためには、まずはkintone自体にログインして、そこで何か作業する癖をつける。そのために、kintoneを介したコミュニケーションが積極的にとれるようなアプリの工夫やスペースの活用を考えていきましょう。

Excelについては、kintoneのデータを抽出後の柔軟なデータ活用に利用するのがいいのでは、と思っています。

Excelから参照も更新もしてしまって、kintoneがただの「データをためる箱」にならないよう、kintoneの良さ、Excelの良さをそれぞれ活かしながら使っていけたらと思います。

 

かりんこラボでは、kintoneを活用した業務改善のご相談を受け付けております。
Excelでのkintoneデータの活用についてもぜひご相談ください。

Follow me!